Gérer les stocks d’un restaurant : du besoin à la commande

Un stock bien géré n’est ni plein ni vide : il couvre les besoins jusqu’à la prochaine livraison. La première question n’est donc pas « combien en reste-t-il ? », mais « jusqu’à quand doit-il tenir ? »

Cette période de couverture se fixe fournisseur par fournisseur : le grossiste en frais livre parfois chaque jour, le fournisseur de surgelés une fois par semaine. Commander « pour la semaine » quand on est livré tous les deux jours immobilise de la trésorerie, encombre la chambre froide et rapproche les produits de leur date limite. Notez aussi l’heure limite de commande : passée cette heure, la livraison glisse et la période s’allonge.

Exemple suivi dans ce guide : un restaurant de burgers taille ses frites sur place. Ses pommes de terre sont livrées le samedi matin, puis le lundi, et il ferme le dimanche. La commande passée vendredi doit donc couvrir samedi midi et samedi soir, pas la semaine suivante.

Exemple : chiffres inventés pour le calcul, repris de section en section.

Le besoin part des ventes prévues, plat par plat et service par service : la méthode pour prévoir les ventes d’un restaurant a son propre guide. Chaque plat se traduit ensuite en ingrédients grâce à sa fiche technique, qui fixe le grammage de chaque composant.

Additionnez dans une unité commune : un ingrédient présent dans trois plats, compté en grammes ici et en pièces là, se convertit avant d’être sommé. Le grammage d’une fiche est souvent un poids préparé, épluché, paré ou taillé ; le fournisseur, lui, vend du brut. Le rendement fait le lien.

Mesurez le rendement en pesant avant et après, sur plusieurs préparations, et ne corrigez qu’une fois : si la fiche donne déjà un poids brut, diviser à nouveau gonfle la commande.

Dans l’exemple, la prévision annonce 160 portions de frites samedi midi et 120 le soir, soit 280 portions de 150 g de pommes de terre taillées : 42 kg. Avec un rendement mesuré de 80 % à l’épluchage et à la taille, le besoin brut atteint 42 ÷ 0,80 = 52,5 kg.

Une prévision se trompe toujours un peu, et un fournisseur peut livrer en retard. Le stock de sécurité couvre ces deux aléas, pas davantage.

L’erreur habituelle se mesure : c’est l’écart moyen entre prévu et vendu sur les derniers services comparables. Sans cet historique, partez d’une marge modeste et revoyez-la après quelques semaines d’inventaires.

Sur un produit frais, la marge a une limite : elle doit être consommée avant la DLC, sinon la sécurité devient une perte. Sur un produit sec ou surgelé, elle peut être plus large, à condition d’en suivre la rotation.

Dans l’exemple, la prévision du samedi se trompe en moyenne de 20 portions : 20 × 150 g ÷ 0,80 = 3,75 kg, arrondis à 4 kg de pommes de terre brutes.

Du besoin, retirez ce qui est déjà là et ce qui arrivera à temps. Le résultat ne descend jamais sous zéro : un stock suffisant signifie ne rien commander.

Le stock utilisable n’est pas le stock compté : un produit abîmé, entamé hors délai ou dont la DLC tombe avant son utilisation n’en fait pas partie. Une livraison n’entre dans le calcul que si elle est confirmée et arrive avant le service concerné.

Arrondissez ensuite au conditionnement du fournisseur : sac, carton, colis. Le surplus d’un carton n’est pas une hausse de la demande ; suivez-le à part, il réduira la commande suivante. Si le fournisseur impose un franco de port, complétez avec des produits secs à longue conservation plutôt qu’avec du frais.

À la réception, contrôlez les quantités, les températures et les dates, puis rangez selon le principe PEPS, premier entré, premier sorti : la nouvelle livraison passe derrière ou dessous l’ancienne. Quand un produit plus récent porte une date plus courte, c’est la date qui décide. Ces relevés nourrissent aussi la traçabilité HACCP.

Les deux dates ne se lisent pas de la même façon. La DLC, « à consommer jusqu’au », est impérative : le produit ne peut plus être proposé à la vente dès le lendemain, et sa consommation présente un risque pour la santé. Il sort du stock utilisable. La DDM, « à consommer de préférence avant », est indicative : le produit peut perdre en goût, mais le vendre n’est pas une infraction ; le professionnel reste responsable de sa sécurité.

Un produit dont la couverture dépasse la durée de conservation finira jeté. Un produit sec qui couvre plusieurs semaines ne se perd pas, mais immobilise de la trésorerie et de la place : c’est un stock dormant, à commander moins souvent ou en plus petit conditionnement.

L’inventaire compare ce qui aurait dû être consommé à ce qui l’a été. Comptez toujours au même moment, avant le service ou après la fermeture, et dans une seule unité par produit. Inutile de tout compter chaque semaine : l’inventaire tournant suit chaque semaine les produits chers ou rapides, viande, fromage, frites, et le reste chaque mois.

Dans l’exemple, 268 portions ont été vendues samedi. Consommation théorique : 268 × 150 g ÷ 0,80 = 50,25 kg. Consommation réelle : 14 kg comptés vendredi + 50 kg livrés − 8 kg comptés lundi = 56 kg. L’écart de 5,75 kg comprend les 2 kg abîmés écartés vendredi ; les 12 portions taillées d’avance et jetées à la fermeture en expliquent 2,25 kg. Reste 1,5 kg, à chercher du côté des portions servies ou du rendement.

Classez les écarts en euros, pas en kilos : les pommes de terre pèsent le plus lourd, les steaks coûtent le plus cher. Puis nommez la cause : erreur de prévision, de portion, de stock (perte non notée, livraison mal saisie) ou de fiche technique.

Commander par habitude, « comme la semaine dernière », sans regarder la prévision ni la date de la prochaine livraison.

Oublier le rendement, ou l’appliquer deux fois : la commande manque ou déborde, et personne ne sait pourquoi.

Compter comme utilisable un produit entamé, abîmé ou dont la DLC tombe avant son utilisation.

Lire le surplus d’un carton comme une hausse de la demande, ou une rupture comme une baisse : quand un plat manquait, les ventes disent ce qui restait, pas ce qui aurait été vendu.

Atteindre le franco de port avec du frais qui ne sera pas consommé avant sa date.

Mélanger les unités : un carton de six bouteilles compté comme une bouteille fausse à la fois le stock utilisable et l’inventaire.

Compter sans valoriser, ou valoriser sans chercher la cause : un écart qu’on n’explique pas revient la semaine suivante.

Comment calculer la quantité à commander ? Additionnez les besoins de la période (portions prévues × grammage ÷ rendement), ajoutez le stock de sécurité, retirez le stock utilisable et les livraisons confirmées, puis arrondissez au conditionnement du fournisseur.

À quelle fréquence faire l’inventaire ? Une société commerciale comme un commerçant en entreprise individuelle doit contrôler ses actifs et passifs par un inventaire au moins tous les douze mois. Pour piloter les achats, c’est trop rare : comptez chaque semaine les produits chers ou rapides, chaque mois le reste.

PEPS ou FIFO, quelle différence ? Aucune : PEPS (premier entré, premier sorti) traduit FIFO (first in, first out). En cuisine, la date de péremption prime sur la date d’arrivée : le produit qui périme le premier sort le premier.

Combien un restaurant gaspille-t-il ? L’ADEME a publié en 2024 les premières moyennes du secteur : 180 g de gaspillage alimentaire par couvert en restauration traditionnelle, 110 g en restauration thématique et 80 g en bar et brasserie, comptés de la préparation aux restes d’assiette. Elle précise que les données sont encore peu nombreuses.

Faut-il un logiciel ? Pour démarrer, un tableur, des fiches techniques à jour et un inventaire régulier suffisent. Un logiciel se justifie quand les ventes de la caisse doivent se traduire chaque jour en besoins, ou quand plusieurs établissements commandent : c’est le rôle du module Stocks d’Enskel.