Planning du personnel en restaurant : partir de l’affluence

Un planning répond à trois questions : combien de personnes, à quel poste, à quelle heure ? La réponse part d’une prévision des couverts pour chaque service, puis par créneau d’une heure ou d’une demi-heure. La moyenne de la journée ne suffit pas : 90 couverts étalés sur trois heures ne demandent pas la même équipe que 90 couverts concentrés entre 12:30 et 13:30.

Pour répartir le total du service, regardez dans l’historique la part de chaque créneau, pour le même jour de la semaine. Ajoutez ce que l’historique ignore : réservations, groupe annoncé, événement dans le quartier. Comptez à part la vente à emporter et la livraison : elles occupent la cuisine et le comptoir, pas la salle.

La méthode pour prévoir les ventes service par service fait l’objet d’un guide à part. Retenez l’horizon : le planning de la semaine s’appuie sur une prévision faite quelques jours avant, et se corrige la veille si elle a nettement bougé.

Chaque poste a sa cadence. En salle, on compte les couverts suivis par heure ; en cuisine, les couverts envoyés ; à la plonge, les couverts absorbés ; au comptoir, plutôt les commandes. Ces standards de productivité dépendent de votre carte, de votre salle et de votre équipement : mesurez-les sur vos bons services plutôt que de reprendre un chiffre lu ailleurs.

La présence minimale est le plancher sous lequel le poste ne tient pas, même salle vide : quelqu’un pour accueillir, quelqu’un au passe. Séparez aussi les heures variables, qui suivent les couverts, des heures fixes, qui n’en dépendent pas : ouverture, mise en place, réception des livraisons, nettoyage, fermeture. Les oublier donne un planning juste pendant le coup de feu, et faux avant comme après.

La grille croise créneaux et postes ; chaque case porte l’effectif retenu. Elle ne nomme encore personne : c’est le besoin, établi avant de regarder qui est disponible, pour ne pas confondre ce qu’il faut avec ce qu’on a l’habitude de faire.

Exemple : un samedi midi, 90 couverts prévus. Standards retenus : 15 couverts par heure en salle, 20 en cuisine, 40 à la plonge ; une personne au moins par poste pendant le service.

Entre 12:00 et 13:00, la salle demande 35 ÷ 15 = 2,33 heures sur un créneau d’une heure, soit 3 personnes après arrondi. La grille totalise 21 heures de présence : 4,5 pour la mise en place, 15 pour le service, 1,5 pour la remise en ordre.

L’arrondi se discute : 2,33 serveurs, ce peut être deux personnes sur tout le créneau et une troisième arrivée à 12:30. C’est à ce niveau que se gagnent ou se perdent des heures.

Exemple : chiffres inventés pour le calcul.

Vient ensuite l’affectation, selon les compétences, les contrats et les disponibilités. Chaque service placé respecte le Code du travail et, dans les hôtels, cafés, restaurants (HCR), l’avenant n° 2 du 5 février 2007 à leur convention collective.

Conséquence du repos quotidien : qui ferme à 23:30 ne reprend pas avant 10:30 le lendemain, sauf dérogation. Quant à la pause, placez-la dans un creux réel de la grille : inscrite au pic, elle ne sera pas prise.

Ce tableau n’est pas exhaustif : travail de nuit, moins de 18 ans, heures supplémentaires, coupures à temps plein et accords d’entreprise ont leurs règles. La convention dépend de l’activité : HCR (IDCC 1979), restauration rapide (IDCC 1501)… Vérifiez la vôtre, avec ses avenants.

Ce guide résume des règles générales ; il ne remplace pas un conseil juridique.

L’employeur affiche les heures de début et de fin du travail, ainsi que les heures et la durée des repos (article L. 3171-1). Au-delà de l’obligation, un planning connu tôt laisse chacun organiser sa semaine : fixez un jour de publication, assez tôt pour respecter les délais de chaque contrat, et tenez-le.

Pour un salarié à temps partiel, à défaut d’accord, toute modification de la répartition de ses horaires entre les jours de la semaine ou les semaines du mois lui est notifiée au moins 7 jours ouvrés avant (article L. 3123-31). Un accord collectif peut réduire ce délai de prévenance, sans descendre sous 3 jours ouvrés, et prévoit alors des contreparties en dessous de 7 jours ouvrés (article L. 3123-24). À temps plein, le délai dépend de l’organisation du temps de travail et des accords applicables : vérifiez-le avant de toucher un planning publié.

Gardez la trace de chaque version : qui a changé quoi, quand et pourquoi. Faites valider les échanges entre collègues par le responsable, qui vérifie compétences et repos. Répartissez enfin les fermetures et les week-ends de façon lisible : un planning perçu comme injuste se défait plus vite qu’il ne se construit.

Après le service, rapprochez trois chiffres : couverts servis, heures planifiées, heures travaillées. Le planning se juge sur l’écart d’heures ; la prévision, sur l’écart de couverts. Les mélanger empêche de savoir quoi corriger.

Reprenons l’exemple. Le samedi a servi 84 couverts au lieu de 90, avec 23 heures travaillées pour 21 planifiées : un écart de +2 heures. Recalculée avec 84 couverts répartis comme prévu, la grille demande les mêmes 21 heures : l’écart ne vient pas de la prévision, mais d’une fin de service qui a débordé.

Avec un ticket moyen de 28 € HT, le chiffre d’affaires atteint 84 × 28 = 2 352 € HT. Productivité : 84 ÷ 23 = 3,7 couverts par heure travaillée, soit 2 352 ÷ 23 = 102 € HT par heure. À 20 € de coût horaire chargé, le personnel coûte 23 × 20 = 460 €, soit un ratio masse salariale de 460 ÷ 2 352 = 19,6 % sur ce service.

Sur un service, le ratio ne compte que les heures du service ; sur le mois, le coût du personnel inclut encadrement, congés et heures hors service. Suivez sa tendance et, avec plusieurs restaurants, comparez-le d’un établissement à l’autre sur une définition commune.

Exemple : chiffres inventés pour le calcul.

Reconduire la semaine précédente. Le planning recopie les besoins d’hier, pas ceux de la semaine qui vient : vacances scolaires, jour férié, groupe réservé, travaux dans la rue.

Planifier sur la moyenne de la journée. Le creux de 15:00 masque alors le sous-effectif de 13:00, ou l’inverse.

Oublier les heures fixes. Mise en place, réceptions et fermeture disparaissent du calcul, puis reviennent en heures supplémentaires.

Remplir les cases sans regarder les compétences. Trois personnes en salle dont aucune ne sait tenir le bar : la grille est couverte, le service ne l’est pas.

Renforcer le pic avec un service complet. Un service décalé ou plus court couvre souvent le même besoin, dans les limites des contrats et des règles de coupure.

Juger le planning sur les heures prévues. Seules les heures travaillées disent ce que le service a coûté.

Combien de couverts un serveur suit-il par heure ? Cela dépend de la formule, du nombre de plats, de la salle et de l’expérience. Mesurez-le chez vous : couverts servis ÷ heures de salle, sur des services que l’équipe juge réussis. Le standard obtenu vaut pour votre restaurant, pas pour celui d’à côté.

Quel ratio masse salariale viser ? Aucune valeur ne vaut pour tous : le ratio dépend du concept, du ticket moyen, des dirigeants qui travaillent en service et de ce que l’on range dans le coût du personnel. Fixez votre définition, puis suivez-la mois après mois.

Peut-on faire travailler l’équipe le dimanche ? Les hôtels, cafés et restaurants peuvent donner le repos hebdomadaire par roulement plutôt que le dimanche (article R. 3132-5). Les 24 heures consécutives, plus le repos quotidien, restent dues chaque semaine.

Quel délai de prévenance pour modifier un planning ? À temps partiel, 7 jours ouvrés à défaut d’accord ; avec un accord, 3 jours ouvrés au minimum et des contreparties. À temps plein, voyez l’accord ou la convention applicable.

Un modèle de planning sur tableur suffit-il ? Pour un établissement et une équipe stable, souvent oui, s’il intègre la prévision par créneau, les heures fixes et les contrôles de repos. Quand les sites se multiplient, un logiciel de planning relié à la prévision par service évite de tout recalculer à la main.