Calcular el food cost de un restaurante: la fórmula, el inventario y la desviación respecto al teórico

El food cost de un local, también llamado ratio de materia prima o coste de materia prima en porcentaje, se calcula sobre un periodo cerrado: una semana, un mes. No mide lo que has comprado, sino lo que has consumido, y lo relaciona con lo que has vendido.

Todo se cuenta sin IVA, con los gastos de transporte incluidos en las compras y descontados los abonos y descuentos. El INSEE define del mismo modo el coste de adquisición de las mercancías vendidas: compras y gastos accesorios, más las existencias iniciales, menos las existencias finales. Tu contable hace este cálculo al menos una vez al año: el plan contable general francés (plan comptable général) corrige las compras (cuentas 601 y 607) con la variación de existencias (cuenta 603). El food cost lo repite sobre un periodo corto, solo para la comida.

El denominador solo cuenta la comida, una vez aplicados los descuentos. Las bebidas se siguen aparte, con sus compras y sus existencias: no tienen ni el mismo margen ni las mismas mermas. Parte de las familias de artículos del TPV y no de los tipos de IVA: en Francia, un refresco servido en vaso tributa al 10 %, como un plato. En un menú de plato y bebida, reparte el precio por producto, como permite la normativa del IVA, en lugar de aplicar el tipo más alto al conjunto.

El coste de un plato, su rendimiento y su precio de venta se calculan en su escandallo, que es lo que proporciona el teórico.

Sin inventario no hay food cost real, solo compras divididas entre ventas. Ese ratio sigue las entregas: un pedido grande recibido el día 30 lo dispara, una entrega retrasada al día 2 lo hunde, con el mismo consumo.

Las existencias finales de un periodo son las iniciales del siguiente: basta con un recuento por cierre, siempre en el mismo momento, por ejemplo la última noche del mes después del servicio. Una entrega recibida después del recuento pertenece al periodo siguiente, y su factura también: es el corte de periodo. Si no, los dos meses salen mal, uno en un sentido y el otro en el contrario.

Cuenta todo lo que tiene valor, incluidos los productos empezados y las elaboraciones previas (salsas, fondos, mise en place, al coste de su escandallo). Valóralo a precio de compra sin IVA, con el mismo método de un inventario a otro. La organización del recuento se explica en la guía de gestión de inventario.

Un restaurante de barrio cierra octubre. Ha contado sus existencias de comida la noche del 30 de septiembre y la del 31 de octubre, y ha cuadrado las facturas del mes.

El restaurante también vendió 11.000 € sin IVA en bebidas. Sumadas al denominador, harían caer el ratio a 13.400 ÷ 53.000 = 25,3 %: más favorecedor, y falso, porque su coste no está en el numerador.

Cifras de ejemplo, inventadas para el cálculo.

El food cost teórico indica lo que la carta debería haber costado si cada ración vendida hubiera seguido su escandallo, sin mermas ni invitaciones. Se calcula sobre las mismas ventas y el mismo periodo que el real.

Solo es exacto si cada artículo del TPV remite a un escandallo y si los escandallos siguen los precios de compra. Un plato sin escandallo cuenta como cero e infla la desviación; un escandallo con los precios del año pasado, también.

En el ejemplo, la desviación es de 2,9 puntos, es decir, 1220 €. Lee las dos cifras: los puntos para comparar meses y locales; los euros para saber si merece una hora de búsqueda. Una desviación estable hace pensar en una costumbre o en un escandallo erróneo; una desviación que salta de golpe, en un hecho puntual: una entrega, un inventario, una avería de frío.

Una desviación no es una prueba de despilfarro. Repasa seis causas, de las más rápidas de comprobar a las más largas.

Los errores de registro. Factura contada dos veces, abono olvidado, caja registrada como unidad, plato invitado sin pasar por el TPV: la cifra es falsa antes de cualquier consumo.

Los precios de compra. El real paga los precios de las facturas; el teórico, los de los escandallos: si el vacuno sube y los escandallos no se actualizan, la desviación crece sin un gramo más en el plato. Un descuento obtenido a posteriori reduce el coste de las compras (el plan contable lo registra en la cuenta 609): impútalo siempre del mismo modo a un periodo.

Las comidas del personal. Consumen sin vender. Anótalas al coste de los escandallos y luego réstalas del coste consumido o muéstralas aparte, del mismo modo cada mes y en cada local.

Los traspasos entre locales. Una caja prestada a otro local se anota en ambos lados: si se olvida, penaliza al que la da y favorece al que la recibe.

Las mermas. Productos caducados, platos devueltos, aceite de freír desechado: una hoja de mermas llevada a diario da su importe.

Las raciones. Servir de más la carne o las patatas fritas se repite en cada plato. Se busca en último lugar, comparando producto por producto el consumo real con el teórico.

Con el abono registrado, el traspaso anotado y las comidas del personal restadas, el real queda en 12.750 €, es decir, el 30,4 %; con los escandallos al día, el teórico pasa a 12.390 €, el 29,5 %. Quedan 0,9 puntos, es decir, 360 €: 260 € de mermas conocidas y 100 € que hay que buscar en las raciones.

Cifras de ejemplo, inventadas para el cálculo.

El food cost real se calcula en cada inventario completo, en general cada mes, según el calendario de la contabilidad. Entre uno y otro, cuenta cada semana los productos que más pesan (carne, pescado, queso) y compara su consumo real con el teórico: una desviación detectada el día 8 se corrige durante tres semanas.

Compara el real con el teórico del mismo periodo, no con el ratio del año pasado. Un real que sube con el teórico habla de la carta o de los precios de compra; un real que sube solo habla de la cocina, del inventario o de los registros.

En una cadena, cada local tiene su inventario, sus ventas, sus facturas y sus traspasos; las entregas de una cocina central se cuentan como traspasos, al coste. Cada local se compara con su propio teórico, y la media de la cadena se lee al final, porque compensa un local con otro. El método para gestionar varios restaurantes detalla estas comparaciones; una herramienta de seguimiento de márgenes las mantiene al día local por local.

Calcular solo con las compras. Sin dos inventarios, el ratio sigue las entregas, no el consumo.

Mezclar comida y bebidas. El ratio baja sin que la cocina haya cambiado nada. Sigue dos ratios, con dos inventarios.

Contar a horas distintas. Un inventario antes del servicio y el siguiente después: un día de consumo cambia de mes.

Cambiar de método de valoración. Precio de la última factura un mes, precio medio el siguiente: la desviación se mueve sin que se haya consumido nada.

Buscar un culpable antes que una causa. Un equipo bajo sospecha redondea sus inventarios. Comprueba primero los registros y los precios: son los controles más rápidos.

Food cost, ratio de materia prima, coste de materia prima en porcentaje: ¿es lo mismo? Sí: el coste de las materias primas consumidas en relación con las ventas sin IVA. Solo hay que precisar el alcance (solo comida o con bebidas, comidas del personal descontadas o no) y el periodo. Dos cifras calculadas con alcances distintos no se pueden comparar, aunque lleven el mismo nombre.

¿Qué food cost conviene buscar? No existe una cifra buena común a todos: el objetivo depende del concepto, de los precios y del mix de ventas. Fíjalo a partir de tus escandallos: tu food cost teórico es el nivel que permite tu carta. Reduce primero la desviación entre el real y ese teórico; bajar el teórico exige cambiar las recetas, la carta o los precios.

¿Se puede calcular un food cost sin inventario? Un food cost real, no. Las compras divididas entre las ventas dan una aproximación que sigue las entregas: aceptable en un periodo largo si las existencias varían poco, engañosa en una semana. A falta de algo mejor, cuenta cada mes los productos más caros, y todo el inventario en cada cierre contable.

¿Por qué cambia mi food cost si la carta no se ha movido? Por los precios de compra, el mix de ventas o el recuento. Una subida de precios pesa en el real de inmediato, y en el teórico en cuanto se actualizan los escandallos. Un mes en el que los platos con un ratio alto se venden mejor eleva el propio teórico: mira primero si se ha movido junto con el real.

¿Seguir el food cost exige un software? Para un local, basta una hoja de cálculo, con inventarios regulares y escandallos al día. El trabajo crece con el teórico: vincular cada venta a su escandallo, y cada escandallo a los últimos precios de compra. Cuando la carta cambia a menudo o varios locales comparten recetas, una herramienta que hace esos vínculos te devuelve ese tiempo.