Gestionar el inventario de un restaurante: de la necesidad al pedido

Un stock bien gestionado no está ni lleno ni vacío: cubre las necesidades hasta la próxima entrega. Así que la primera pregunta no es «¿cuánto queda?», sino «¿hasta cuándo tiene que durar?»

Este periodo de cobertura se fija proveedor a proveedor: el mayorista de frescos a veces entrega a diario; el proveedor de congelados, una vez por semana. Pedir «para la semana» cuando te entregan cada dos días inmoviliza tesorería, satura la cámara frigorífica y acerca los productos a su fecha límite. Anota también la hora límite de pedido: pasada esa hora, la entrega se retrasa y el periodo se alarga.

Ejemplo que seguimos en esta guía: una hamburguesería corta sus propias patatas fritas en el local. Las patatas le llegan el sábado por la mañana y después el lunes, y cierra el domingo. Por tanto, el pedido hecho el viernes tiene que cubrir la comida y la cena del sábado, no la semana siguiente.

Ejemplo: cifras inventadas para el cálculo, retomadas de una sección a otra.

La necesidad parte de las ventas previstas, plato a plato y servicio a servicio: el método para prever las ventas de un restaurante tiene su propia guía. Cada plato se traduce después en ingredientes gracias a su escandallo, que fija el gramaje de cada componente.

Suma en una unidad común: un ingrediente presente en tres platos, contado en gramos aquí y en unidades allá, se convierte antes de sumarlo. El gramaje de un escandallo suele ser un peso neto, ya pelado, limpio o cortado; el proveedor, en cambio, vende en bruto. El rendimiento hace de puente.

Mide el rendimiento pesando antes y después, en varias preparaciones, y corrige una sola vez: si el escandallo ya da un peso bruto, volver a dividir infla el pedido.

En el ejemplo, la previsión anuncia 160 raciones de patatas fritas el sábado a mediodía y 120 por la noche, es decir, 280 raciones de 150 g de patata cortada: 42 kg. Con un rendimiento medido del 80 % al pelar y cortar, la necesidad bruta llega a 42 ÷ 0,80 = 52,5 kg.

Una previsión siempre se equivoca un poco, y un proveedor puede entregar tarde. El stock de seguridad cubre esos dos imprevistos, nada más.

El error habitual se mide: es la desviación media entre lo previsto y lo vendido en los últimos servicios comparables. Sin ese histórico, parte de un margen modesto y revísalo después de unas semanas de inventarios.

En un producto fresco, el margen tiene un límite: debe consumirse antes de la fecha de caducidad; si no, la seguridad se convierte en merma. En un producto seco o congelado puede ser más amplio, siempre que se vigile su rotación.

En el ejemplo, la previsión del sábado se equivoca de media en 20 raciones: 20 × 150 g ÷ 0,80 = 3,75 kg, redondeados a 4 kg de patatas en bruto.

A la necesidad, réstale lo que ya está ahí y lo que llegará a tiempo. El resultado nunca baja de cero: un stock suficiente significa no pedir nada.

El stock utilizable no es el stock contado: un producto dañado, abierto fuera de plazo o cuya fecha de caducidad cae antes de su uso no forma parte de él. Una entrega solo entra en el cálculo si está confirmada y llega antes del servicio en cuestión.

Redondea después al formato del proveedor: saco, caja, bulto. El excedente de una caja no es un aumento de la demanda; síguelo aparte, reducirá el pedido siguiente. Si el proveedor exige un pedido mínimo para portes gratis, complétalo con productos secos de larga conservación en lugar de frescos.

En la recepción, controla las cantidades, las temperaturas y las fechas, y después almacena según el principio PEPS, primero en entrar, primero en salir: la nueva entrega va detrás o debajo de la anterior. Cuando un producto más reciente lleva una fecha más corta, manda la fecha. Estos registros alimentan también la trazabilidad APPCC.

Las dos fechas no se leen igual. La fecha de caducidad (DLC en Francia), «consumir antes del», es imperativa: desde el día siguiente el producto ya no puede ponerse a la venta, y su consumo supone un riesgo para la salud. Sale del stock utilizable. La fecha de consumo preferente (DDM), «consumir preferentemente antes del», es indicativa: el producto puede perder sabor, pero venderlo no es una infracción; el profesional sigue siendo responsable de su seguridad.

Un producto cuya cobertura supera su vida útil acabará en la basura. Un producto seco que cubre varias semanas no se pierde, pero inmoviliza tesorería y espacio: es stock de baja rotación, que conviene pedir con menos frecuencia o en un formato más pequeño.

El inventario compara lo que debería haberse consumido con lo que realmente se consumió. Cuenta siempre en el mismo momento, antes del servicio o después del cierre, y en una sola unidad por producto. No hace falta contarlo todo cada semana: el inventario rotativo sigue cada semana los productos caros o de rotación rápida (carne, queso, patatas fritas) y el resto, cada mes.

En el ejemplo, el sábado se vendieron 268 raciones. Consumo teórico: 268 × 150 g ÷ 0,80 = 50,25 kg. Consumo real: 14 kg contados el viernes + 50 kg entregados − 8 kg contados el lunes = 56 kg. La desviación de 5,75 kg incluye los 2 kg dañados apartados el viernes; las 12 raciones cortadas por adelantado y tiradas al cierre explican 2,25 kg. Quedan 1,5 kg, que hay que buscar en las raciones servidas o en el rendimiento.

Clasifica las desviaciones en euros, no en kilos: las patatas son las que más pesan; la carne de hamburguesa, la que más cuesta. Después, ponle nombre a la causa: error de previsión, de ración, de stock (merma no anotada, entrega mal registrada) o de escandallo.

Pedir por costumbre, «como la semana pasada», sin mirar la previsión ni la fecha de la próxima entrega.

Olvidar el rendimiento, o aplicarlo dos veces: el pedido se queda corto o se pasa, y nadie sabe por qué.

Contar como utilizable un producto abierto, dañado o cuya fecha de caducidad cae antes de su uso.

Leer el excedente de una caja como un aumento de la demanda, o una rotura de stock como una bajada: cuando faltaba un plato, las ventas dicen lo que quedaba, no lo que se habría vendido.

Alcanzar el pedido mínimo para portes gratis con frescos que no se consumirán antes de su fecha.

Mezclar unidades: una caja de seis botellas contada como una botella falsea a la vez el stock utilizable y el inventario.

Contar sin valorar, o valorar sin buscar la causa: una desviación que no se explica vuelve la semana siguiente.

¿Cómo calcular la cantidad a pedir? Suma las necesidades del periodo (raciones previstas × gramaje ÷ rendimiento), añade el stock de seguridad, resta el stock utilizable y las entregas confirmadas, y redondea al formato del proveedor.

¿Con qué frecuencia hacer inventario? En Francia, tanto una sociedad mercantil como un comerciante empresario individual deben comprobar su activo y su pasivo mediante un inventario al menos cada doce meses. Para gestionar las compras, es demasiado poco: cuenta cada semana los productos caros o de rotación rápida, y el resto cada mes.

¿Qué diferencia hay entre PEPS y FIFO? Ninguna: PEPS (primero en entrar, primero en salir) traduce FIFO (first in, first out). En cocina, la fecha de caducidad prima sobre la fecha de llegada: el producto que caduca antes sale antes.

¿Cuánto desperdicia un restaurante? La ADEME (agencia francesa de medio ambiente) publicó en 2024 las primeras medias del sector: 180 g de desperdicio alimentario por cubierto en restauración tradicional, 110 g en restauración temática y 80 g en bares y cervecerías, contados desde la preparación hasta las sobras del plato. Precisa que los datos todavía son escasos.

¿Hace falta un software? Para empezar, bastan una hoja de cálculo, escandallos actualizados y un inventario regular. Un software se justifica cuando las ventas del TPV tienen que traducirse cada día en necesidades, o cuando varios locales hacen pedidos: ese es el papel del módulo Inventario de Enskel.