Cuadrante de turnos en restauración: partir de la afluencia

Un cuadrante responde a tres preguntas: ¿cuántas personas, en qué puesto, a qué hora? La respuesta parte de una previsión de cubiertos para cada servicio y, después, por franjas de una hora o de media hora. La media del día no basta: 90 cubiertos repartidos en tres horas no piden el mismo equipo que 90 cubiertos concentrados entre las 12:30 y las 13:30.

Para repartir el total del servicio, busca en el histórico el peso de cada franja, para el mismo día de la semana. Añade lo que el histórico ignora: reservas, un grupo anunciado, un evento en el barrio. Cuenta aparte la comida para llevar y la entrega a domicilio: ocupan la cocina y el mostrador, no la sala.

El método para prever las ventas servicio por servicio tiene su propia guía. Ten en cuenta el horizonte: el cuadrante de la semana se apoya en una previsión hecha unos días antes y se corrige la víspera si ha cambiado claramente.

Cada puesto tiene su ritmo. En sala se cuentan los cubiertos atendidos por hora; en cocina, los cubiertos que salen; en lavado, los cubiertos absorbidos; en el mostrador, más bien los pedidos. Estos estándares de productividad dependen de tu carta, de tu sala y de tu equipamiento: mídelos en tus buenos servicios en lugar de copiar una cifra leída en otro sitio.

La presencia mínima es el umbral por debajo del cual el puesto no funciona, aunque la sala esté vacía: alguien para recibir, alguien en el pase. Separa también las horas variables, que siguen a los cubiertos, de las horas fijas, que no dependen de ellos: apertura, preparación, recepción de entregas, limpieza, cierre. Si las olvidas, el cuadrante acierta durante la hora punta y falla antes y después.

La tabla cruza franjas y puestos; cada casilla indica la dotación retenida. Todavía no nombra a nadie: es la necesidad, fijada antes de mirar quién está disponible, para no confundir lo que hace falta con lo que se suele hacer.

Ejemplo: un sábado a mediodía, 90 cubiertos previstos. Estándares retenidos: 15 cubiertos por hora en sala, 20 en cocina, 40 en lavado; al menos una persona por puesto durante el servicio.

Entre las 12:00 y las 13:00, la sala necesita 35 ÷ 15 = 2,33 horas en una franja de una hora, es decir, 3 personas tras redondear. La tabla suma 21 horas de presencia: 4,5 para la preparación, 15 para el servicio y 1,5 para la recogida.

El redondeo se puede discutir: 2,33 camareros pueden ser dos personas durante toda la franja y una tercera que llega a las 12:30. Es ahí donde se ganan o se pierden horas.

Ejemplo: cifras inventadas para el cálculo.

Después viene la asignación, según las competencias, los contratos y la disponibilidad. Cada turno asignado respeta el Código de Trabajo francés (Code du travail) y, en hoteles, cafés y restaurantes (HCR), la adenda n.º 2 de 5 de febrero de 2007 a su convenio colectivo.

Consecuencia del descanso diario: quien cierra a las 23:30 no vuelve a entrar antes de las 10:30 del día siguiente, salvo excepción. En cuanto a la pausa, colócala en un hueco real de la tabla: si la pones en el pico, no se tomará.

Esta tabla no es exhaustiva: el trabajo nocturno, los menores de 18 años, las horas extraordinarias, la jornada partida a tiempo completo y los acuerdos de empresa tienen sus propias normas. El convenio depende de la actividad: HCR (IDCC 1979), comida rápida (IDCC 1501)… Comprueba el tuyo, con sus adendas.

Esta guía resume normas generales; no sustituye a un asesoramiento jurídico.

El empleador expone las horas de inicio y fin del trabajo, así como las horas y la duración de los descansos (artículo L. 3171-1). Más allá de la obligación, un cuadrante conocido con antelación permite a cada uno organizar su semana: fija un día de publicación, con antelación suficiente para respetar los plazos de cada contrato, y mantenlo.

Para un trabajador a tiempo parcial, a falta de acuerdo, cualquier cambio en la distribución de su horario entre los días de la semana o las semanas del mes se le notifica con al menos 7 días laborables de antelación (artículo L. 3123-31). Un acuerdo colectivo puede reducir este plazo de preaviso, sin bajar de 3 días laborables, y prevé entonces contrapartidas por debajo de 7 días laborables (artículo L. 3123-24). A tiempo completo, el plazo depende de la organización del tiempo de trabajo y de los acuerdos aplicables: compruébalo antes de tocar un cuadrante publicado.

Guarda el rastro de cada versión: quién cambió qué, cuándo y por qué. Haz que el responsable, que comprueba competencias y descansos, valide los cambios entre compañeros. Por último, reparte los cierres y los fines de semana de forma clara: un cuadrante percibido como injusto se deshace más rápido de lo que se construye.

Después del servicio, cruza tres cifras: cubiertos servidos, horas planificadas y horas trabajadas. El cuadrante se juzga por la diferencia de horas; la previsión, por la diferencia de cubiertos. Mezclarlas impide saber qué corregir.

Volvamos al ejemplo. El sábado se sirvieron 84 cubiertos en lugar de 90, con 23 horas trabajadas frente a 21 planificadas: una diferencia de +2 horas. Recalculada con 84 cubiertos repartidos como estaba previsto, la tabla pide las mismas 21 horas: la diferencia no viene de la previsión, sino de un final de servicio que se alargó.

Con un ticket medio de 28 € sin IVA, la facturación alcanza 84 × 28 = 2352 € sin IVA. Productividad: 84 ÷ 23 = 3,7 cubiertos por hora trabajada, es decir, 2352 ÷ 23 = 102 € sin IVA por hora. Con un coste horario de 20 € con cargas sociales, el personal cuesta 23 × 20 = 460 €, es decir, un ratio de coste de personal de 460 ÷ 2352 = 19,6 % en este servicio.

En un servicio, el ratio solo cuenta las horas de ese servicio; en el mes, el coste de personal incluye los mandos, las vacaciones y las horas fuera de servicio. Sigue su tendencia y, con varios restaurantes, compáralo de un local a otro con una definición común.

Ejemplo: cifras inventadas para el cálculo.

Repetir la semana anterior. El cuadrante copia las necesidades de ayer, no las de la semana que viene: vacaciones escolares, un festivo, un grupo con reserva, obras en la calle.

Planificar con la media del día. El hueco de las 15:00 oculta entonces la falta de personal de las 13:00, o al revés.

Olvidar las horas fijas. La preparación, las recepciones y el cierre desaparecen del cálculo y luego vuelven como horas extraordinarias.

Rellenar las casillas sin mirar las competencias. Tres personas en sala y ninguna sabe llevar la barra: la tabla está cubierta, el servicio no.

Reforzar el pico con un turno completo. Un turno escalonado o más corto suele cubrir la misma necesidad, dentro de los límites de los contratos y de las normas sobre jornada partida.

Juzgar el cuadrante por las horas previstas. Solo las horas trabajadas dicen lo que costó el servicio.

¿Cuántos cubiertos atiende un camarero por hora? Depende de la fórmula, del número de platos, de la sala y de la experiencia. Mídelo en tu casa: cubiertos servidos ÷ horas de sala, en servicios que el equipo considere logrados. El estándar obtenido vale para tu restaurante, no para el de al lado.

¿A qué ratio de coste de personal apuntar? Ningún valor sirve para todos: el ratio depende del concepto, del ticket medio, de los directivos que trabajan en el servicio y de lo que se incluye en el coste de personal. Fija tu definición y síguela mes a mes.

¿Se puede hacer trabajar al equipo el domingo? Los hoteles, cafés y restaurantes pueden dar el descanso semanal por turnos rotativos en lugar del domingo (artículo R. 3132-5). Las 24 horas consecutivas, más el descanso diario, se siguen debiendo cada semana.

¿Con qué preaviso se puede modificar un cuadrante? A tiempo parcial, 7 días laborables a falta de acuerdo; con acuerdo, 3 días laborables como mínimo y contrapartidas. A tiempo completo, consulta el acuerdo o el convenio aplicable.

¿Basta con una plantilla de cuadrante en hoja de cálculo? Para un local y un equipo estable, a menudo sí, si integra la previsión por franja, las horas fijas y los controles de descanso. Cuando los locales se multiplican, un software de cuadrantes conectado a la previsión por servicio evita recalcularlo todo a mano.